Datenschutz

KI-Telefonassistentin Lisa

Anrufe unter unserer Rufnummer 08024 474 1949 werden, wenn wir nicht erreichbar sind, von einer KI-gestützten Telefonassistentin („Lisa") angenommen. Sie sprechen dabei nicht mit einem Menschen, sondern mit einer künstlichen Intelligenz. Darauf weist die Assistentin zu Beginn jedes Gesprächs hin.

Verantwortlicher: Meisterbetrieb Timo Laurim (Heizsmart), Tölzerstr. 22 A, 83607 Holzkirchen, E-Mail: info@heizsmart.de, Telefon: 08024 474 1949.

Welche Daten wir verarbeiten

• Ihre Rufnummer sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs;
• was Sie im Gespräch sagen: Ihre Sprache wird in Echtzeit in Text umgewandelt, daraus entsteht eine schriftliche Mitschrift (Transkript);
• die daraus erstellte Zusammenfassung mit den Angaben, die Sie uns nennen, z. B. Name, Anschrift der Anlage, Anliegen.

Das Gespräch wird nicht als Tonaufnahme gespeichert. Ihre Stimme wird nur während des Gesprächs zur Spracherkennung verarbeitet.

Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

• Um Ihr Anliegen aufzunehmen, Sie zurückzurufen und Ihre Anfrage zu bearbeiten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag mit uns oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, telefonisch zuverlässig erreichbar zu sein und Anfragen vollständig und geordnet zu bearbeiten.
• Um die Assistentin zu verbessern, wenn sie etwas falsch verstanden hat (Fehleranalyse einzelner Gespräche): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein funktionierender Telefonservice.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; über Ihr Anliegen entscheiden bei uns Menschen. Die Assistentin sagt keine Preise, Termine oder Fristen verbindlich zu.

Wer die Daten erhält

Wir setzen für die Telefonassistentin den Dienst Sayvio (Florian Heiner Lammers, Westerhuesweg 25, 46348 Raesfeld) als Auftragsverarbeiter ein.

Sayvio nutzt weitere Dienstleister für Telefonie und Server (Deutschland), für Datenbank, Nachbereitung und E-Mail-Versand (EU) sowie für Spracherkennung, Sprachausgabe und Gesprächsführung (teils in den USA, den Niederlanden und Singapur).

Auf Anfrage nennen wir Ihnen die einzelnen Empfänger. Alle Dienstleister sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden.

Übermittlung in Drittländer

Für die Sprachverarbeitung werden Ihre Gesprächsdaten an einen spezialisierten Dienstleister übermittelt, der sie teils in den USA, den Niederlanden und Singapur verarbeitet. Grundlage für die Übermittlung in Drittländer sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage bei uns.

Wie lange wir die Daten speichern

• Transkript: beim Sprachdienst 1 Tag, in Sicherungen bis zu 30 Tage; im Sayvio-System 30 Tage;
• Zusammenfassung, Name, Rufnummer und weitere Kontaktangaben im Sayvio-System: 90 Tage;
• Datensicherungen bei Sayvio werden nach spätestens 6 Monaten überschrieben;
• an uns weitergeleitete Anfragen speichern wir in unseren eigenen Systemen, solange wir sie für die Bearbeitung und wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigen.

Wiedererkennung von Bestandskunden

Rufen Sie von einer Nummer an, die in unserer Kundenliste gespeichert ist, erkennt die Assistentin Sie als Bestandskunden. Dafür werden Ihr Ort und, falls hinterlegt, Ihre Straße aus unserer Kundenliste für die Dauer des Gesprächs an den Sprachdienst übergeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine schnellere und persönlichere Bearbeitung.

Benachrichtigung per E-Mail und WhatsApp

Damit wir schnell reagieren können, erhalten wir nach dem Gespräch eine E-Mail und eine Kurznachricht per WhatsApp mit Ihrem Namen, Ihrer Rückrufnummer und Ihrem Anliegen. Bei der WhatsApp-Nachricht kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; Grundlage sind Standardvertragsklauseln.

Notfälle

Schildern Sie eine Gefahrensituation (z. B. Gasgeruch, Rauch), weist die Assistentin Sie auf den Notruf 112 hin und informiert uns sofort per SMS. Die Assistentin ist kein Notrufdienst. Rechtsgrundlage für die Benachrichtigung ist Art. 6 Abs. 1 lit. d und f DSGVO.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Müssen Sie Daten angeben?

Nein. Sie können das Gespräch jederzeit beenden. Ohne Angaben zu Ihrem Anliegen und eine Rückrufmöglichkeit können wir Ihre Anfrage allerdings nicht bearbeiten. Ohne die Assistentin erreichen Sie uns per E-Mail an info@heizsmart.de.